1. OBJETO

 

El presente manual tiene por objeto informar las políticas y procedimientos que FUNINPRO ha implementado con el fin de conservar la seguridad de la información personal de sus afiliados, aliados estratégicos, proveedores, empleados y particulares, que ejercen sus derechos de Habeas Data consagrados en la ley.

 

 

2. MARCO JURIDICO

 

El Habeas Data es un derecho autónomo en el que el núcleo esta compuesto por la autodeterminación informática y la libertad.- incluida la libertad económica. Este derecho fundamental autónomo, requiere para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen, los cuales se deben proteger por todas las personas e instituciones públicas y privadas. Su contenido esencial radica en el ejercicio efectivo, por parte del sujeto, de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre el en archivos y bancos de datos.

 

“Se denomina hábeas data financiero el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera, contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su titular. Debe advertirse que esta es una clasificación teórica que no configura un derecho fundamental distinto, sino que simplemente es una modalidad de ejercicio del derecho fundamental, este sí autónomo y diferenciable, al hábeas data”.

 

Se consideran las implicaciones conexas del decreto 2578 del 13 de Diciembre de 2012, en el que se define que las entidades publicas que ejerzan vigilancia y control se debe exigir un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, del ciclo vital de los documentos.

 

  • Artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

  • Bloque de Constitucionalidad.- Convención Americana de Derechos Humanos y El Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, artículos 11 y 17 respectivamente.

  • Sentencias de Control de Constitucionalidad,  C-1011 de 2008, C-640 de 2010, C-913 de 2010, C-748 de 2011 y C-602 de 2016. 

  • Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano).- Titulo VII BIS DE LA PROTECCION DE LA INFORMACION Y DE LOS DATOS. Ley 1010 de 2006; Ley 1266 de 2008; Ley 1288 de 2009; Ley 1581 de 2012; ley 1621 de 2013 y ley 1712 de 2014.-Art. 4 Par.      

  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.

  • Decreto Reglamentario Parcial 1377 de 2013.

 

 

3. AMBITO DE APLICACIÓN

 

Los principios y disposiciones aquí estipuladas le serán aplicables a los datos personales registrados en nuestras bases de datos, que sean susceptibles de tratamiento y serán aplicables al tratamiento de datos personales efectuados en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

 

Los principios serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012, con los límites dispuestos y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.

 

El presente manual se aplicara y por ende obligara a las siguientes personas:

 

  • El Consejo Directivo

  • Socios

  • Representante legal y administradores

  • Colaboradores de la Fundación.

  • Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a FUNINPRO, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos personales.

  • Personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales.

  • Las demás personas que establezca la ley.

4. DEFINICIONES

 

Las palabras de uso normal se entenderán en su tenor literal;  en los convenios y la ley en su sentido técnico:

 

  • AFILIADO: Es la persona natural o jurídica que decide libremente realizar la compraventa del intangible, y le permite disfrutar de los beneficios, consagrados el Programa Social y Educacional (No formal) en Medicina Preventiva.

  • ASOCIADO: Es la persona natural o jurídica que previa verificación de sus calidades profesionales y de acuerdo con los fines sociales de la FUNDACIÓN, ofrecen bienes y/o servicios, a los AFILIADOS de la FUNDACIÓN, en el desarrollo de los programas de FUNINPRO.

  • COLABORADORES: Son las personas que colocan a disposición de FUNINPRO su tiempo y trabajo de manera altruista y desinteresada, ya que lo hacen AD HONOREM, para desarrollar los proyectos y programas de la misma.

  • HABEAS DATA: Derecho Fundamental que toda persona tiene para conocer, actualizar, rectificar, y/o cancelar la información  y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos publicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley.

  • TITULAR: La persona natural o representante legal de la persona jurídica que de manera, informada libre y espontanea entrega sus datos con el fin de que se realice el tratamiento de los mismos.

  • AUTORIZACION: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

  • DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

  • DATOS PUBLICOS: Es el dato cualificado por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

  • DATO SEMIPRIVADO: Es aquel que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

  • DATOS TRAZABLES: Aquella combinación de datos de carácter personal que pueden llevar a la ubicación de un individuo, aumentando su exposición.

  • DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  • AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación escrita dirigida al titular con el fin de informar sobre el uso, tratamiento y políticas aplicables a sus dato personales.

  • TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  • BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  • BASE DE DATOS AUTOMATIZADA: Es el conjunto organizado de datos personales, tratados y almacenados a través de software.

  • BASE DE DATOS NO AUTOMATIZADA: Es el conjunto organizado de datos personales, tratados y almacenados de forma manual y física, con ausencia de un software.

  • BASE DE DATOS PERSONALES: Es un conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

  • CESION DE BASE DE DATOS: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente de su titular o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

  • CUSTODIO DE LA BASE DE DATOS: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de FUNINPRO.

  • OFICIAL DE PROTECCION DE DATOS: Es la persona encargada en FUNINPRO, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la política de protección de datos personales, bajo la orientación y lineamientos del comité de seguridad de la información.

  • PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS: Son las normas de orden Constitucional y legal, así como los lineamientos Jurisprudenciales,  que determinan el tratamiento de datos personales.

  • PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION: Es el análisis minucioso del dato que busca el valor compartido de la información personal.

  • VIOLACION DE DATOS PERSONALES: Es el hecho punible consagrado en el Articulo 269F del Código Penal Colombiano, que tipifica la conducta de: “Violación de datos personales. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

  • VIOLACION DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: Sera considerado un incidente de seguridad, aquella situación que comprometa los datos personales que reposen en los archivos de la FUNINPRO.

5. PRINCIPIOS

 

Aquí encontraremos las normas que orientan la acción de FUNINPRO para que la garantía constitucional de preservación en el procesamiento de datos personales se encuentre mas que reglada, impregnada en cada uno de los colaboradores que tienen acceso a dicha información.

 

  • LEGALIDAD: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a su marco jurídico.

  • FINALIDAD: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

  • LIBERTAD: Además debe ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

  • VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Esta prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  • TRANSPARENCIA: Se debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

  • ACCESO O CIRCULACION RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y de los impuestos por la ley. El Tratamiento sólo podrá hacer por personas autorizadas por el Titular y/o las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados y legítimos. 

  • SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. Principio de temporalidad de la información.

  • TEMPORALIDAD DE LA INFORMACION: La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos. Además el titular de la información tiene derecho a que sus datos sean excluidos de una fuente de información, siempre y cuando no exista mandato o deber legal u obligación contractual con el controlador de datos que haga necesaria la permanencia del dato. 

  • INTERPRETACION INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES: La ley amparara adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

 

 

6. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de  datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

 

6.1 MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

 

FUNINPRO Genera un AVISO en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la pagina www.funinpro.org.co y del correo electrónico gerenciafuninpro@gmail.com

 

6.2 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACION.

 

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

  • Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

 

 

7. TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

 

FUNINPRO con sus altos estándares de calidad se compromete a dar el tratamiento apropiado a los datos personales que se encuentran en su custodia y en donde se almacena información general y adicional.

 

La información de datos personales recaudada por FUNINPRO, es tratada de distintas formas, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, uso y sistematización, que se realiza de manera parcial o total y teniendo en cuenta las diferentes finalidades. Dicha información podrá ser, de conformidad con el objeto social de FUNINPRO, entregada, transmitida o transferida, a entidades publicas, socios comerciales, contratistas y cumpliendo siempre la finalidad con las cuales fueron recaudadas. En todo caso cumpliendo, las políticas, principios y compromisos legales, para salvaguardar la Confidencialidad de todo tipo de datos (incluidos los sensibles y de menores de edad).

 

 

7.1 AVISO DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

7.1.1 FINALIDAD GENERAL

 

Teniendo en cuenta que nuestro objeto social, es el desarrollo integral de la sociedad, la familia y a las personas vulnerables en Colombia, nos permitimos informarle que nuestros derechos, servicios, alianzas, estudios, contenidos en nuestra documentación física y virtual, así como los de nuestros aliados estratégicos y asociados, están a su disposición, para darle un conocimiento extensivo, eficiente y eficaz, en cumplimiento del mandato legal contenido en la Constitución Política de Colombia,  las ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013, y la Jurisprudencia Constitucional, le manifestamos:

 

  • Sus datos personales y/o empresariales son utilizados para lograr una eficiente comunicación con usted y darle una información completa y eficaz de nuestros, derechos, productos, servicios, alianzas de nuestra empresa y toda nuestra documentación pertinente, así como la de nuestros aliados estratégicos y asociados.

  • Proveer nuestros productos y/o servicios con gestión de Calidad.

  • Informar sobre nuevos productos , alianzas y/o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s).

  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores , y empleados.

  • Informar de manera veraz y actual sobre los cambios de políticas, aliados, productos y/o servicios.

  • Evaluar la calidad de nuestros aliados, productos y/o servicios.

  • Establecer una relación directa con nuestros clientes e interesados con nuestros servicios.

 

7.1.2 FINALIDAD DEL FORMULARIO VIRTUAL Y CONTACTO WEB

 

FUNINPRO en su portal web www.funinpro.org.co cuenta con certificación SSL que protege a los usuarios y visitantes, para que realicen el tratamiento de datos personales y  de pago, por esto los datos no se encuentran de acceso al publico y su finalidad se emplea de conformidad con los siguientes campos:

 

  • Empresa: Se utiliza para identificar la institución con la que se realizo la alianza estratégica para desarrollar sus programas.

  • Datos generales del documento de identificación: Sirve como protección de seguridad para descarga de archivos. 

  • Nombres y apellidos: Identifica al titular de los beneficios.

  • Estado civil: Determina el núcleo familiar para acceder a los beneficios.

  • Email, celular y dirección: Permite que los beneficios sean comunicados a los beneficiaros.

  • Información adicional no obligatoria: Determina información adicional para poder analizar situaciones de vulnerabilidad o incertidumbre.

  • La información de beneficiarios determina niveles de arraigo familiar y alcance de los beneficios otorgados por los titulares.

 

 

7.1.3 FINALIDAD DE GESTION INTERNA.

 

Además se encuentra seleccionada en las siguientes categorías:

 

  • EN GESTION HUMANA: FUNINPRO cuenta con una base de datos de sus colaboradores dentro de una relación meramente civil, y con el fin de garantizar sus derechos y deberes.

  • EN LA RELACION LABORAL: A pesar de que los colaboradores de FUNINPRO realizan la dirección Ad Honorem, es necesario determinar que los procesos de protección de datos personales es riguroso, responsable y respetuoso, pues se conoce el valor de estos en el contexto jurídico y social. Por ello todos los datos personales recaudados han sido utilizados para su propio desarrollo       personal y familiar.

  • DESPUES DE LA RELACION LABORAL: FUNINPRO cuenta con un archivo en el que se almacena los papeles del comerciante en el cual se encuentran registrados los datos personales de socios y directivos que ya no se encuentran colaborando con la Fundación y cuya finalidad fue única y exclusivamente para efectos civiles de reuniones de Asamblea y Asignación de funciones.

  • DE AFILIADOS: Desde su fundación en 2007 FUNINPRO ha tenido como prioridad, el identificar los factores de riesgo y he implementar políticas y procedimientos en el tratamiento de datos personales. Por esto se incorporan las políticas de confidencialidad informadas y declaraciones expresas de aceptación, para el tratamiento de dichos datos. Desde el año 2014 la recolección de datos personales de afiliados, se realiza mediante el formulario virtual incorporado en la web www.funinpro.org.co.en donde se extreman las garantías y derechos de los titulares, implementando canales de comunicación eficaces y eficientes, como los enlaces de Peticiones, Quejas y Reclamos, y la información de la finalidad en la recolección de manera, clara, cierta e informada, en cumplimiento de las  Políticas de Habeas Data y  La ley de tratamiento de datos. Ahora bien su finalidad va encaminada a la Cohesión social, al mejoramiento de la calidad de vida de las familias en Colombia, identificando con ella, la vulnerabilidad e incertidumbre de los diferentes procesos sociales y económicos que afectan, a nuestros ancianos, madres, padres, jóvenes adultos, niños, niñas y adolescentes que debe ser informada de manera rápida y oportuna.

  • DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: FUNINPRO informa a los proveedores y contratistas las políticas aplicables al tratamiento de datos personales, en cuanto a la relación civil o comercial y solicita la autorización para la aplicación del tratamiento de dicha información. La finalidad de dicha recolección es el verificar y garantizar la idoneidad y competencia de los empleados. En caso de que FUNINPRO entregue datos de alguno de sus colaboradores, estos deberán garantizar la protección de los datos personales suministrados de conformidad con lo dispuesto en este manual y la ley. Así se verificara que la finalidad de la solicitud y su pertinencia sea real. Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los proveedores de FUNINPRO son: a) Gestión contable, fiscal y administrativa; b) Consultas en las listas de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo; c) Envío de información de interés de eventos programados; d) Traslado de datos a plataformas internacionales; e) Si los datos son enviados a servidores internacionales estos actuaran como garantes de la protección de los mismos; f) Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con EL PROVEEDOR.

  • BENEFICIARIOS DE BECAS:  FUNINPRO informara a los beneficiarios de becas educativas sobre las políticas de tratamiento de datos personales y solicitara la correspondiente autorización para la aplicación de las políticas respectivas, cuyo finalidad es verificar que dichos auxilios sean destinados al desarrollo personal de los beneficiarios.

  • AUXILIOS DE SALUD: FUNINPRO informara a los beneficiarios de auxilios de salud sobre las políticas de tratamiento de datos personales y solicitara la correspondiente autorización para la aplicación de las mismas. La información sensible recaudada se utiliza para suplir la vulnerabilidad e incertidumbre del beneficiario y siempre es envida por el titular de la misma sin necesidad de requerimiento.  

  • DE LA COMUNIDAD EN GENERAL: Teniendo en cuenta la labor que realiza FUNINPRO con la sociedad en general en el asistencialismo que nos ha caracterizado desde sus orígenes, no se recauda información personal, con excepción de la entrega de bienes públicos. Ahora no solo se solicitara la relación de la aceptación para el tratamiento de los datos, sino se socializara las medidas de protección de los mismos.

 

 

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

La FUNDACION INTEGRAL DE PROFESIONALES, FUNINPRO, es una entidad, sin animo de lucro, creada el 10 de Mayo de 2007, mediante documento privado, registrada en la Cámara de Comercio de Facatativá, identificada con NIT 900.152.147-0, con domicilio principal en el municipio de Subachoque (Cundinamarca), y dirección principal de la Vereda Galdamez, Condominio el Recuerdo, Casa 10, en donde se desarrolla el proyecto de COHESION SOCIAL de las familias en Colombia.

DIRECCIÓN: Vereda Galdamez. Conjunto el Recuerdo, casa 10 Subachoque (Cundinamarca). Colombia.​

TELÉFONO:  3014283650

CENTRO DE ATENCIÓN: 3165025699 - 3213405291​

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS. LUISA FERNANDA LOPEZ CASTILLO - GERENTE GENERAL

CORREO ELECTRONICO: gerenciafuninpro@gmail.com 

9. DERECHOS DEL TITULAR.

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.

  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

10. DEBERES DE LOS RESPONSABLES

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. DEBERES DE LOS ENCARGADOS

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

  • Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.

  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

 

 

12. CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS

  • El titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por FUNINPRO, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o etnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biometricos o datos de salud. El tratamiento de los datos personales de manera sensible esta prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular y en las otras excepciones del articulo 6 de la ley 1581 de 2012.

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

 

12.1 DERECHOS DE LAS NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

 

Es el deber de FUNINPRO, manifestarle al ususario que los datos personales de los menores de edad, que esten bajo su custodia, serán usados en debida forma y de conformidad con la ley, velando e identificando los riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes, y llevando al extremo el tratamiento responsable del uso de sus datos, conforme al derecho de intimidad y protección de información personal, en todo caso, el suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor y unicamente para los programas y proyectos sociales de FUNINPRO.

 

 

13. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

 

  1. : Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en nuestras bases de datos. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  2. : El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. : Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

 

14. LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD

 

 

FUNINPRO cuenta con lineamientos, mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información de nuestro publico de interés y tiene restricción interna de seguridad a las bases de datos al que solo puede acceder el personal autorizado, así:

 

  • Implementación de un sistema de seguridad SSL para la web e interno de gestión de conformidad con las necesidades y normas regulatorias.

  • Protección constante de la información, y la infraestructura tecnológica, creada, procesada, transmitida o resguardada, mediante manuales internos de seguridad y de amenazas internas o externas, con el fin de minimizar impactos financieros, operativos o legales, garantizando siempre el ciclo de vida del dato y de sus sistemas de información.   

  • Controla el acceso a la información a los sistemas y recursos de la red.

  • Garantizara el cumplimiento de las obligaciones convencionales y legales de protección de los sistemas de información y del tratamiento de los datos personales.

  • Monitorea y actualizara de manera constante los lineamientos de seguridad en cuanto se renueven las tecnologías de información y las normas legales que regulan el tratamiento de bases de datos personales. 

 

Es obligación de los destinatarios de este manual, informar a FUNINPRO cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos FUNINPRO comunicara a la autoridad tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas.

 

 

15. PROHIBICIONES

 

FUNINPRO prohíbe  el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales sin autorización del titular y/o de FUNINPRO, el incumplimiento dará lugar:

  • Terminación de la relación laboral por por justa causa ya que es una conducta grave.

  • El incumplimiento por parte de los proveedores será causal de terminación anticipada de la relación contractual, por incumplimiento grave.

  • En los contratos con proveedores se incorporara una clausula penal, y como tasación de posibles perjuicios ocasionados por estas conductas.

  • FUNINPRO, prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento del titular del dato o sin autorización de FUNINPRO. Cualquier cesión autorizada deberá registrarse en la central de datos personales y contar con la autorización del responsable y encargado de las bases de datos.

  • FUNINPRO, prohíbe el tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes que no estén previamente autorizadas por el representante legal de los mismos y su consentimiento sea libre, espontaneo e informado.

 

 

16. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

 

Esta prohibida la transferencia internacional de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, de manera excepcional se podrá realizar transferencias internacionales de datos así:

  • El titular del dato haya otorga su autorización previa, expresa inequívoca para realizar la trasferencia.

  • Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones, y trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

  • Transferencia legalmente exigidas para salvaguardar un interés publico.

 

 

17. PERIODO DE PERMANENCIA

 

En consideración a que la Corte Constitucional resalta la importancia de que el acopio y la conservación de información se haga con sujeción a los principios del habeas data con el fin de garantizar su integridad y veracidad, salvaguardando los demás derechos de los titulares y que con frecuencia esta información es necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales, toda vez que los datos personales, laborales, médicos y de otra índole, son la fuente de información utilizada para evaluar el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de los derechos y prestaciones y a pesar de que las normas jurídicas no establecen un tiempo para guardar archivos relacionados con datos personales. Por esto FUNINPRO, recurre a normas contenidas en el articulo 28 de la ley 962 de 2005, en el que se preservaran como mínimo por 10 años, bien sea físicamente o en medios magnéticos, electrónicos o microfilmaciones. Esto sin perjuicio de los términos especiales consagradas en otras normas.

 

 

18. RESPONSABILIDAD

 

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de FUNINPRO, están en cabeza de todos sus colaboradores y administradores, por ende en el tratamiento de datos personales se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma interna, dada su condición de custodios de los datos personales confiados a FUNINPRO.

 

 

19. RECURSO HUMANO

 

FUNINPRO considera el factor humano como uno de sus elementos claves en lo concerniente al tratamiento y protección de datos personales. En razón de lo anterior contempla aspectos como un programa para la adecuada formación y sensibilización de los colaboradores y a futuro empleados, el involucrar en este proceso a los responsables y directivos y la interiorización por parte de recurso humano del presente manual.

 

  • Las funciones y obligaciones de cada una de las distintas personas que tienen acceso a los datos están claramente definidas.

  • Cada usuario conoce y acepta las normas de este manual, haciéndose responsable de los daños y perjuicios que pudiera causar debido a su falta de cumplimiento diligente.

  • Así mismo, conoce cuales serian las medidas disciplinarias adoptadas por FUNINPRO en caso de incumplimiento.

 

20. VIGENCIA

 

Las políticas aquí establecidas entran en vigencia el día de su expedición, por parte de la Presidenta del Consejo Directivo. Las bases de datos de contenido personal estarán vigentes de conformidad a lo consignado en estas políticas y/o hasta que FUNINPRO, conserve su personería jurídica. La presente política se considera expedida el día 29 de Agosto de 2013 en la ciudad.